L’inventario fiscale, chiamato anche magazzino fiscale, è una procedura necessaria per una corretta gestione del magazzino. Contabilizzare le rimanenze e le merce esaurite o in esaurimento è un passaggio imprescindibile per il farmacista che, oltre ad operare in conformità di legge, voglia anche essere consapevole delle potenzialità della propria attività.
Saper organizzare l’inventario fiscale è, senza esagerare, la premessa per aprire e gestire al meglio una farmacia. Sappiamo bene, però, che i tempi operativi dell’attività farmaceutica non sempre lasciano tempo sufficiente per occuparsi di tutto. Per questo motivo professionisti del settore possono occuparsene al posto tuo.
Vediamo, però, insieme, in cosa consiste questo conto oggettivo della merce presente in farmacia, quali sono le procedure da eseguire e i vantaggi cui essa porta.
La procedura
La procedura di organizzazione dell’inventario fiscale in farmacia si divide in tre operazioni principali:
- scansione barcode e scarico prodotti;
- verifica;
- riversamento inventario su gestionale.
La scansione barcode e lo scarico dei prodotti rappresentano la fase iniziale dell’inventario fiscale.
Il controllo della merce è uno dei compiti più delicati della gestione di una farmacia. Perciò è molto importante fare affidamento su informazioni corrette riguardanti prodotti in giacenza e tutto ciò che concerne la gestione delle forniture. L’acquisizione barcode e scarico prodotti permettono di accedere a tutti questi dati in tempo reale, e di poter quindi valutare la necessità di reintegri forniture, nuovi, acquisti, smaltimento scaduti, aggiornando costantemente le voci in bilancio.
L’inventario è un’operazione di precisione che richiede informazioni precise, acquisibili, appunto, mediante scansione dei codici a barre: un metodo inequivocabile per distinguere e annoverare la merce.
Può capitare che durante l’inventario si incontri qualche articolo senza barcode. In questo caso è indispensabile che l’operatore proceda allaricerca della merce direttamente sulla banca dati. In caso l’operazione non andasse a buon fine, l’articolo in questione dovrà essere inserito manualmente.
A questo punto tutti i codici acquisiti o inseriti a mano devono archiviati, per poterli consultare ogni volta che se ne ha bisogno.
L’archiviazione è focale nell’inventario di farmacia: meticolosità e calma fanno sì che il lavoro venga eseguito alla perfezione. Una stampa cartacea può aiutare a verificare di aver effettivamente archiviato gli articoli correttamente. Non è raro, infatti, che si verifichi qualche incongruenza, facilmente risolvibile con un attento controllo, carta alla mano.
Le operazioni di verifica dell’inventario fiscale effettuato sono fondamentali per chi si occupa della gestione della farmacia. Grazie ad esse è possibile controllare le giacenze con assoluta precisione e verificare l’esatta corrispondenza tra archiviazione e merce oggettivamente presente. In questo la stampa degli articoli acquisiti è un pratico aiuto nella gestione dell’inventario fiscale, nonché un valido riferimento fisico per la correzione di eventuali errori.
L’ultimo step è rappresentato dal riversamento inventario su gestionale. Affinché l’operazione avvenga in modo rapido e preciso occorre un sistema informatico all’avanguardia, come quello messo a disposizione da Infarm. Un software adeguato permette il riversamento delle informazioni raccolte con la scansione del codice a barre, favorendo sia la gestione interna della farmacia, sia il rapporto con i clienti, alle cui richieste l’operatore risulta in grado di fornire risposte rapide e precise semplicemente visualizzando sul monitor del computer il medicinale richiesto.
L’acquisizione del codice a barre, infatti, permette di reperire tutte le informazioni relative a un prodotto semplicemente con un click sulla tastiera.
Molti software associano i barcode agli articoli presenti sulle liste fornitori, riducendo ulteriormente la possibilità di errori e facendo accedere all’inventario giacenze e venduti in pochi istanti.
I vantaggi per la farmacia
Senza dimenticare che l’inventario fiscale è un obbligo sancito per legge, bisogna riflettere anche sui numerosi vantaggi che esso apporta all’attività del punto vendita farmaceutico.
Infatti, pur avendo una valenza chiaramente fiscale, questa forma di inventario del magazzino è anche molto utile ai fini di una migliore gestione degli acquisti e un’accresciuta individuazione dei bisogni dei clienti.
Sempre di più, infatti, il farmacista deve dare prova di doti commerciali e organizzative oltre che di esperienza medica. Partendo dalla valorizzazione del magazzino, il farmacista traduce in termini economici il valore della merce acquistata, venduta e rimasta, definendo il valore patrimoniale dell’attività.
Questo processo molto importante mette chi gestisce la farmacia in grado di:
- essere costantemente al corrente in tempo reale dei farmaci e parafarmaci disponibili in negozio;
- garantire una gestione efficiente ed efficace degli ordini;
- avere il controllo di eventuali furti ad opera del personale o da parte della clientela.
Grazie a questa operazione di attento monitoraggio della merce nelle sue potenzialità di vendita, il punto vendita può amplificare le proprie possibilità di sviluppo fondando ogni passo di crescita su basi certe.
Diventa quindi possibile:
- essere sempre riforniti del prodotto identificato come frequentemente richiesto;
- essere riforniti, nel giusto numero, dei prodotti richiesti da una minoranza di clienti;
- analizzare gli indici di rotazione per categoria di prodotti e fare scorta di merce in quantità sufficiente per soddisfare la domanda della clientela sul territorio, evitando lunghe giacenze;
- evitare penali dovute alla presenza di magazzino di articoli in scadenza.
Ne consegue una corretta rotazione delle categorie di prodotto e un conseguente risparmio economico, con minore necessità di ricorrere a sconti per favorire le vendite di articoli poco richiesti.
Un altro effetto positivo dell’inventario fiscale è la diminuzione delle perdite per prodotti scaduti o fuori listino.
Massima precisione, quindi, e tempo portano a risultati eccellenti nella crescita dell’impresa. Occorrono, ovviamente, strumenti in grado di agevolare queste procedure. Perciò la farmacia moderna è dotata di sistemi gestionali in grado di accelerare e automatizzare le procedure di inventario, assicurando l’allineamento con le normative fiscali e vantaggi evidenti a livello imprenditoriale.
Il supporto di consulenti esterni può potenziare la crescita grazie a un servizio che accompagna l’inventario fiscale a una consulenza mirata ad aumentare il fatturato e ridurre la merce invenduta.
